材料归档如何做 做材料归档的方法
1、确定每一大类,例如你可以根据对象不同分为“顾客”,“供应商”,“同事”等等的文件夹,用简写的名字便于区分类别。
2、按照每个大类下的文件,再细分,以前面为例,“顾客”文件夹里我们可以再以每个顾客的名字或者代码进行进一步细分。
3、同一文件夹下的同类文件统一命名。继续以前面为例,在具体到某一客户的文件夹里,如果有多个订单信息,我们可以统一文件的名字为PO+年月日,如果是多个报价单,我们可以统一文件名为Q(quotation)+年月日,其他以此类推,如果是非常规性的文件,则不需要这样做,例如某次特别的图纸要求就直接按图纸内容命名就可。
4、增加“已完成”与“正在进行”的文件夹,并且要定期(例如每周或者每半个月)把不需要继续跟进的文件夹放进“已完成”里面。这样便于进行目标可视化跟踪及管理。
5、不要在一个文件夹里放太多东西,若同类文件达到一定数量,可以建立子文件夹集中放置,例如你已经按年份进行归档,但是由于从2000年开始也有20个年头了,如果你觉得这20个文件夹有点碍眼的话,你可以再建立一个“往年文档”把20年之前的文件夹全部放进去。
6、不要保存不必要的文件。删除非必要,无关重要的文件(例如沟通过程对某文件作出多次修改时,只要最终版本确定下来了,就可以把中间的修改版次删除了)。
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